Redegjørelse etter åpenhetsloven i Plan International Norge
Introduksjon
Ord fra styret
Plan International Norge jobber for at alle barn skal ha like rettigheter. Men der barn ikke har det bra, har jenter det ofte verst. Derfor setter Plan jenter først. Vi jobber med langsiktige utviklingsprosjekter og humanitær innsats i omkring 50 land. Plan er partipolitisk og religiøst uavhengig, og arbeidet vårt tar utgangspunkt i FNs barnekonvensjon og FNs kvinnekonvensjon. Plan International Norge er medlem av den globale føderasjonen Plan International. For Plan International Norges styre er det vesentlig å sikre at vi beskytter barns rettigheter spesielt og menneskerettighetene generelt gjennom hele vår verdikjede. Vi jobber for at Plan International Norge har gode retningslinjer og prosesser og jobber for å styrke Plans globale prosedyrer.
Introduksjon
Denne redegjørelsen er publisert i samsvar med kravene i Åpenhetsloven av 1. juli 2022. Dokumentet dekker Plan International Norge. Redegjørelsen beskriver trinnene som er gjennomført av Plan International Norge i arbeidet med å vurdere, forebygge og redusere risikoen for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold knyttet til vår virksomhet og gjennom leverandørkjeden og forretningspartnere. Perioden som dekkes er 2022.
Hvem er vi
Hvordan er vi satt opp
– Som leder for en barnerettighetsorganisasjon er jeg spesielt opptatt av at vi tar et ansvar for at våre prosjekter ikke har negative virkninger på mennesker og samfunn.
Kari Helene Partapuoli, generalsekretær i Plan International Norge.
Plan International Norge er en stiftelse. Stiftelsen er registrert i Brønnøysundregisteret. I Plan International Norge rapporterer generalsekretær til styret, inkludert i spørsmål knyttet til arbeidstaker- og menneskerettigheter. Styret har etter vedtektene ansvaret for forvaltning av stiftelsens anliggender.
Plan International Norge er en del av medlemsorganisasjonen Plan International. Medlemmene består at 20 nasjonale organisasjoner i såkalte «giverland». Plan International Norges styreleder inngår i Members Assembly Plan International Inc’s. Plan International Inc består av 51 landkontor, fire regionskontor og et hovedkontor. Hovedkontoret gir ledelse, koordinering og tjenester til feltoperasjoner i Plan International Inc, og støtter nasjonale organisasjoner som Plan International Norge. Plan International Norges relasjon til Plan International Inc er nedfelt i en flerårig paraplyavtale og i en rekke prosjektavtaler knyttet til gjennomføring av bistandsprosjekter.
Plans bistandsarbeid i andre land implementeres av Plan Internationals landkontor og deres lokale partnere, men med faglig og økonomisk støtte fra Plan International Norge. Plan International Norge er ansvarlig for oppfølging av donorer og gir i tillegg faglig og økonomisk støtte til Plans landkontor i planlegging og gjennomføring av prosjekter. Tilskuddsfinansierte bistandsprosjekter gjennomføres med basis i et rammeverk nedfelt i prosjektavtalen mellom Plan International Norge og Plan Internationals landkontor. Plans landkontor inngår så i sin tur avtaler med lokale samarbeidspartnere og underleverandører om prosjektdrift, gjennomføring av aktiviteter, innkjøp og lignende. Plan International Norge har sjelden direkte avtaler eller oppfølgingsansvar ift andre aktører i programlandene, ut over landkontorene.
Det er ulike modeller for hvordan programarbeid følges opp og rapporteres til giver, avhengig av hvem donor er og hvilke krav donor stiller til oppfølging og rapportering. Tilskuddsfinansierte prosjekter følges opp direkte av Plan International Norge som beskrevet ovenfor. Prosjekter finansiert av inntekter fra Fadderordningen har Plan International Norge mindre innflytelse over da disse følges direkte opp av programlandene etter internasjonale standarder for kontroll og revisjon.
Hva driver vi med?
Plan International Norge er en uavhengig og partipolitisk nøytral bistandsorganisasjon under Plan International Inc. Vårt formål er å jobbe for at alle barn skal ha like muligheter, med et spesielt fokus på jenter. Plan International Norges virksomhet kan svært forenklet deles opp i informasjons-, påvirknings- og innsamlingsarbeid i Norge og støtte til bistandsarbeid i andre land. Innsamling av midler til bistandsarbeidet gjøres hovedsakelig ved å rekruttere private faddere/givere og ved å forvalte prosjektmidler fra institusjonelle givere som Norad, Utenriksdepartementet og EU.
Plan International Norge har 70 ansatte og driver sin hovedvirksomhet fra Oslo. Vi støtter bistands- og utviklingsprosjekter i 54 land. Plan International er involvert i mer enn 50 000 lokalsamfunn verden over og har et særlig ansvar for å respektere, beskytte og fremme menneskerettighetene i alle ledd av virksomheten. Plan International Norges forpliktelse til å beskytte menneskerettighetene gjennom hele verdikjeden innebærer at vi må gjennomføre risikovurderinger og tiltak for å unngå at virksomheten vår forårsaker eller bidrar til negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, både internt, i leverandørkjeden og i prosjekter som støttes av vår virksomhet. Vi har retningslinjer og prosesser på plass for å sikre dette, og jobber kontinuerlig med forbedringer.
Våre policyer og prosedyrer
Plan International’s kjerneverdier definerer hva som er viktig for oss. De forteller hvordan vi skal jobbe for å sikre den endringen vi ønsker å se i verden og for å nå vårt formål. Kjerneverdiene er roten til alt vi gjør. Videre utgjør Plan Internationals globale retningslinjer knyttet til leverandørkjeden (Supply Chain Operations Manual) et rammeverk av prosedyrer og promotering av «beste praksis» for hvordan alle enhetene i Plan International-føderasjonen skal operere innenfor dette feltet. Plan International Norge har også sitt eget innkjøpsreglement. Viktige prinsipper i dette arbeidet er barns beskyttelse (child safeguarding), ikke-diskriminering, åpenhet og inkludering.
Plan International Norges Project Cycle Management (PCM) håndbok beskriver våre prosedyrer for forvaltning av tilskudd og tilskuddsfinansierte prosjekter. PCM-håndboka tar for seg prosjektets livssyklus fra planlegging til avslutning, og tar i detalj for seg blant annet rapportering, resultatoppfølging, reiser til prosjektene, krav til ekstern revisjon, arkiveringsrutiner og rutiner for risikovurdering i forbindelse med prosjektene.
Prosessen for aktsomhetsvurderinger
Åpenhetsloven og OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper
Plan International Norge støtter FNs veiledende prinsipper om Næringsliv og Menneskerettigheter (UNGP) og OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper sin tilnærming til aktsomhetsvurderinger og anerkjenner behovet av å ha prosesser på plass for å identifisere, forebygge, begrense og redegjøre for hvordan konsekvensene for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er adressert. Plan International Norge anerkjenner at dette er en kontinuerlig prosess, da risiko kan endre seg over tid i tråd med operasjonelle endringer og ytre påvirkninger.
Aktsomhetsvurderinger gjennomføres etter følgende prosess:
Hvordan vurderer vi risiko i egen virksomhet, hos leverandører og samarbeidspartnere?
Plan International Norge har gjennomført risikovurderinger av egen virksomhet i tråd med Plan International Incs «Global Policy on Risk Management». I henhold til denne policyen er Plan International Norge pliktig til å jevnlig identifisere, kategorisere og håndtere nasjonale risikofaktorer. Hver enkelt potensiell hendelse vurderes og får en netto risikoverdi som er en funksjon av sannsynligheten for at hendelsen inntreffer og konsekvensen i så tilfelle. Ved høy netto risikoscore og dersom hendelsen vil kunne påvirke mer enn ett Plan-kontor blir dette inkludert i kvartalsvis rapportering til Global Hub (Plan International Inc).
Vurdering av risiko gjøres kontinuerlig ut fra rutiner som etterfølges i innkjøpsprosedyrer, samarbeidsprosedyrere både i Norge og internasjonalt, samt interne kvartalsvise risikoanalyser for Plan Internatoinal Norges drift.
I tråd med våre prosedyrer for forvaltning av tilskudd og tilskuddsfinansierte prosjekter (PCM) gjennomføres risikovurderinger i forbindelse med vurdering av konkrete finansieringsmuligheter, i prosjektavtaler med landkontorene og i planlegging og gjennomføring av de enkelte bistandsprosjekter. Risikovurderingene kan ta hensyn til risiko knyttet til prosjektets måloppnåelse og risiko knyttet til uventede negative konsekvenser for målgruppen.
Alle leverandører til programlandene må signere og etterfølge Plans Non-staff Code of conduct, «The Code of Conduct is designed to ensure full disclosure of suspected or alleged breaches of the expected standards of conduct, in order to protect Plan International Staff, project participants and resources so that Plan International can achieve its mission of a just world that advances children’s rights and equality for girls” (utdrag).
Vesentlig risiko for negative konsekvenser
Plan International Norge har identifisert de følgende risikoene som vesentlige i vår bransje:
- Arbeidsforhold og sosial dumping i vår leverandørkjede.
- Økonomisk mislighold.
- Risiko for ansattes HMS på reise til programområder.
- Den påvirkningen våre ansatte og samarbeidspartnere måtte ha i møter med sårbare grupper, særlig barn og unge.
Plan International Norge har i sine risikovurderinger, ikke avdekket vesentlig risiko for brudd på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold for våre egne ansatte eller ansatte i prosjekter som støttes av vår virksomhet.
Vår egen virksomhet
Plan International Norge følger norske arbeidsrettslige lover og regler for sine ansatte og innleide konsulenter. Disse er også nedfelt i Plan Norges egen Personalhåndbok, HMS-håndbok samt spesifisert Reisehåndbok for arbeidsreiser til våre samarbeidspartnere og landkontorer ved oppfølging av vårt mandat. Alle nyansatte settes inn i reglementet for arbeidsmiljøet i Plan International Norge, og er forpliktet til å lese og signere varslingsrutiner. Vi skal sikre at alle i Plan oppfører seg på en måte som er i samsvar med deres rolle og forpliktelse til våre verdier både i og utenfor arbeidstiden (både på og utenfor kontoret) i samsvar med våre globale policyer. Vi har nulltoleranse for enhver oppførsel eller atferd som er i strid med våre globale policyer, og vil følge opp brudd på dette.
Som forebyggende tiltak blant egne ansatte er de alle forpliktet til å lese og signere på at de følger de interne etiske retningslinjene:
- Global Policy Safeguarding Children and Young people.
- Global Policy Values, Conduct and Whistleblowing.
- Global Policy Anti-fraud and anti-corruption Policy.
- Global Policy Safety and Security Policy.
- Global Policy Gender Equality and Inclusion Policy.
Leverandørkjede og samarbeidspartnere
Plan ønsker å samarbeide med andre aktører som er kompatible med vår visjon, oppdrag og strategiske prioriteringer. Selskaper som er medlem av UN Global Compact og som følger rammene i UN Guiding Principles on Business and Human Rights er hovedprioritet som samarbeidspartnere.
Første ledd i leverandørkjeden til Plan International Norge består hovedsakelig av andre Plan-kontorer med ansvar for prosjektgjennomføring, samt leverandører til våre informasjons- og fastgiverrekrutteringskampanjer samt forskjellige systemleverandører. Typiske forretningspartnere for Plan International Norge inkluderer faddere, andre private og institusjonelle donorer og strategiske partnere.
Evaluering og screening
Der Plan International Norge skal inngå samarbeid med en forretningspartner i næringslivet må den gjeldende avdelingen følge prosess og rutine for evaluering av det mulige samarbeidet. Punkter som evalueres er hvorvidt samarbeidspartneren er av en viss størrelse eller i en bransje som er spesielt utsatt for risiko mot Plans prinsipper og verdier slik at det må gjøres en etisk screening etter internasjonalt utarbeidede prosedyrer.
Due Diligence
Før inngåelse av et partnerskap gjennomgås samarbeidet i henhold til våre rutiner definert i «Global Partnership Ethical Engagement Policy». Selskapet går gjennom en due diligence i forhold til bransje, type samarbeid, samt risiko. Vi har blant annet valgt ut bransjer vi ikke samarbeider med (som f.eks våpenindustri, pornografi, alkohol og tobakk) og bransjer som innebærer stor risiko å samarbeide med. I due diligencen ser vi på hvordan selskapet forholder seg til blant annet menneskerettigheter, korrupsjon og miljø. Alle selskaper som inngår samarbeid med Plan International Norge må signere våre etiske retningslinjer i forkant av en avtale. Vi gjør løpende vurderinger av hvert samarbeid og gjennomgår en ny due diligence hvert 3. år.
Innkjøpsprosedyrer
Innkjøpsprosedyren i Plan International Norge går igjennom flere faser for å utelukke leverandører som ikke er i samsvar med våre prinsipper. I tillegg til pris og miljøkrav evalueres leverandøren ut fra Plans etiske retningslinjer som barns beskyttelse og anti-korrupsjon. Avtaler og leverandører som er godkjent etter reglementet fremkommer i det til enhver tid oppdaterte leverandørregisteret. Alle avvik knyttet til leverandører skal registreres og behandles separat. Innkjøpsprosedyren er basert på Plan Internationals globale innkjøpsreglement.
Child Safeguarding
Barn og ungdom er hovedmålgruppen for Plans bistandsarbeid. En viktig potensiell negativ konsekvens ved vårt arbeid er at vi, gjennom vårt arbeid og ved å involvere barn i våre prosjekter og øvrig virksomhet, eksponerer barn og ungdom for risiko de ellers ikke ville blitt eksponert for. Plan har derfor utviklet omfattende styringsdokumenter og verktøy som skal bidra til å redusere risikoen. Prosedyrene for barns beskyttelse og child safeguarding i vårt arbeid innebærer blant annet opplæring av nyansatte og partnerorganisasjoner, rutiner i forbindelse med møter med barn i regi av Plan, varslingsrutiner og planlegging av alle aktiviteter i vårt bistandsarbeid. Plan Norge har også utviklet en sjekkliste som kan brukes i forbindelse med planlegging og implementering av bistandsprosjekter.
Risikovurdering og oppfølging av bistandsarbeidet i utlandet
Plan International Norge inngår sjelden direkte avtalebasert samarbeid med lokale partnere, da slike avtaler ivaretas av det lokale landkontoret. Imidlertid innebærer prosjekter finansiert og støttet av Plan International Norge gjerne ansettelser av medarbeidere i programlandene. Disse blir da formelt ansatt i Plans landkontor eller hos lokale partnere, ikke hos Plan International Norge. Plans landkontor er underlagt Plans globale policyer når det gjelder arbeidsgivers rettigheter, samtidig som landkontorene er underlagt lokal lovgivning.
Lokale partnere har varierende institusjonell modenhet, og det foreligger en risiko for at de mangler internkontroll som gjør de i stand til å ivareta arbeidstakeres rettigheter. Internasjonalt har Plan-føderasjonen anerkjent at samarbeid med lokale partnere og sivilsamfunn i områdene prosjekter utføres kan innebære risikoer som ikke samsvarer med Plans prinsipper om menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
På bakgrunn av ovennevnte risiko er det blitt utviklet prosedyrer og verktøy for å kunne påvirke samarbeidspartnere til å implementere og etterleve etiske retningslinjer. Hver samarbeidspartner må signere på at de følger prosedyrer for barns beskyttelse/child safeguarding og code of conduct. Nødvendig opplæring gis av de lokale Plankontorene. Ansatte ved landkontorene er videre utstyrt med sjekklister til oppfølgingsbesøk hos samarbeidspartneren og prosjektene, for å følge utviklingen og identifisere systematiske feil og misforståelser knyttet til retningslinjene. Funn som går på tvers av blant annet levelønn, økonomiske retningslinjer, og manglende timelister, rapporteres inn til både Plan International Inc og til samarbeidspartneren for deres tilbakemelding og mulighet til å justere seg og sin drift.
I tråd med våre prosedyrer for prosjekt- og tilskuddsforvaltning (PCM-håndboka) gjennomfører Plan International Norge også regelmessige eksterne revisjoner av våre prosjekter. Revisjonene gjennomføres gjerne av lokale revisorer, basert på internasjonale standarder og i tråd med nasjonale krav, og basert på rammer som blir satt av kontrollere i Plan Norge. Dette kan blant annet innebære kontroll av etterlevelse av lokal arbeidstakerlovgivning. Plan International Norge etterspør rutinemessig hvordan anbefalingene fra tidligere års revisjoner har blitt fulgt opp og korrigert av landkontoret, og i noen tilfeller også av lokale partnere.
Faktiske negative konsekvenser
Den initielle risikokartleggingen har ikke avdekket vesentlig brudd i egen leverandørkjede. I løpende oppfølging av forretningspartnere har det blitt avdekket saker som har blitt håndtert i tråd med Global Policy on Values, Conduct and Whistleblowing and our Whistleblowing Policy; Global Anti-Fraud, Anti-Bribery and Corruption Policy; Global Policy Safeguarding Children and Young people og Plan Internatinoal Norges prosedyrer for program- og tilskuddsforvaltning (PCM-håndboka).
I et tilskuddsfinansiert prosjekt i et land i Asia gjennomførte Plan i 2022 revisjon i tråd med Plan Internationals Norges prosedyrer for program- og tilskuddsforvaltning og prosjektavtalen mellom Plan International Norge og del lokale Plan landkontoret. I forbindelse med revisjon avdekket revisor mulig manglende samsvar med et punkt i den lokale arbeidstakerlovgivning hos en av Plans partnerorganisasjoner i det aktuelle prosjektet. Plans management response til revisjonsrapporten inneholder konkret oppfølgingstiltak, angir ansvar for oppfølging og setter en tidsfrist for oppfølging. I revisjonsrapport det etterfølgende året bekrefter revisor at punktet følges opp på en tilfredsstillende måte. I tråd med Plan Internasjonal Norges prosedyrer for program- og tilskuddsforvaltning kontrollerer ansvarlig programrådgiver i Plan Internasjonal Norge at nyeste revisorrapport bekrefter oppfølgingen.
Arbeidet med å forebygge, stanse og forhindre brudd på Åpenhetslovens krav til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er imidlertid et kontinuerlig arbeid i Plan International Norge, og forhold som oppdages vil rapporteres her umiddelbart sammen med tiltak og kompensasjoner som er gjort, samt hvilke tiltak som vil iverksettesfremover for å forhindre ytterligere konsekvenser og lignende saker.
Varsling
Varslingskanal og klagemekanismer
Risiko eller avvik oppdaget i Plan International Norge rapporteres etter nedfelte varslingsrutiner ut fra hva slags forhold det varsles om (barns beskyttelse/child safeguarding, Code of Conduct, korrupsjon, sikkerhet, inkludering og mangfold). Varsler skal rapporteres etter internasjonale varslingsrutiner, dersom risikoen oppdages i bistandsprosjekter eller i programland.
Plan International highly encourage staff to report any incident/s or suspected incident/s of fraud, bribery and corruption through Safecall or via Incident Reporting System.
Utdrag fra Global Supply Chain Operations Manual, Plan International Inc.
Alle meldinger om kritikkverdige forhold i Plan International Norge skal tas alvorlig, og undersøkes på en forsvarlig måte så raskt som mulig. Det skal da fokuseres på de kritikkverdige forholdene og ikke på den som har varslet. Varslingspoliciene utdyper de faktiske stegene som skal følges og av hvilke stillinger. Varslere har et spesielt vern, etter norsk lovgivning.
Anonymiserte opplysninger om alle varslinger vil bli notert i et register som Generalsekretær og HR har tilgang til. Dersom saken gjelder HR eller Generalsekretær, vil den håndteres av en ekstern advokat eller styret. Varselet skal håndteres etter personopplysningsloven og GDPR, og etter arbeidsmiljølovens rettigheter og plikter, og det skal ryddes opp i det som er kritikkverdig så fort som mulig.
Veien videre
Fremdriftsplan
Arbeidet med Åpenhetsloven er i kontinuerlig forbedring, og vi i Plan International Norge har laget en oversikt over aktiviteter som skal gjennomføres for å sikre at vi kommer i mål med dette viktige arbeidet.
Noen utvalgte tiltak vi planlegger å gjennomføre:
- Kontraktsrevisjon: Plan International Norge skal i kontraktsmaler fortsette å inkludere krav om at leverandører og forretningsforbindelser ivaretar grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i sin verdikjede.
- Supplier Code of Conduct: Vi vil fremover kreve at alle nye og eksisterende leverandører signerer Supplier Code of Conduct før vi inngår avtaler, på lik linje med slik Plan International allerede krever av sine leverandører i programlandene. Den inneholder krav til våre leverandører om å ivareta grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen verdikjede.
- Formalisering av forebyggende systemer: Plan International Norge skal jobbe for å formalisere forebyggende systemer eller avdekkende kontroller (herunder rutiner og prosedyrer) for å identifisere og håndtere risiko for brudd på anstendige arbeidsforhold og grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden. Dette gjelder både Plan International Norges og Plan International Incs systemer og kontroller.
- Opplæring av egne ansatte: Plan International Norge skal fortsette å gjennomføre opplæring av ansatte som sikrer forståelse for hvilke plikter vi har ovenfor våre forretningspartnere og leverandørkjeden samt etterlevelse av etablerte prosedyrer og prosesser.
- Integritets-/bakgrunnsundersøkelser: Plan International Norge vil utarbeide rutiner for å gjennomføre kontroller av leverandører og forretningsforbindelser knyttet til ansvarlighet og forretningsetiske forhold.
Vil du vite mer om arbeidet vårt?
Kontakt oss
Kontakt oss på e-post dersom du har spørsmål i forbindelse med redgjørelsen.